Прийом документів поштою | Міністерство закордонних справ України

Прийом документів поштою

Опубліковано 20 грудня 2021 року о 11:31

Засвідчення офіційних документів Коронавірус (COVID-19)

З 21.04.2022 року Департамент консульської служби МЗС України (далі — ДКС) відновлює прийом документів, виданих компетентними органами України для проходження легалізації, чи проставлення апостиля.

Подача документів відбувається службою доставки "Нова пошта":

виключно в межах території України;
коштом заявника в обох напрямках.

Хто може надсилати/отримувати документи

Фізичні особи

Легалізація

Апостиль

Подати (надіслати) документи може:

особа, на ім’я якої складений документ, АБО
уповноважений власником документа представник за довіреністю АБО
законний представник (один із батьків дитини, усиновлювач, опікун)

Документи, надіслані третіми особами, повертаються без розгляду!

Отримати засвідчений документ може:

власник документа АБО
уповноважений представник за довіреністю, який надіслав документ, АБО
законний представник, який надіслав документ

Документи не надсилаються третім особам!

Будь-яка особа. Для засвідчення документа апостилем, якщо його подає не власник, а інша особа, довіреність не вимагається.

Юридичні особи

Легалізація

Апостиль

Документи має подавати

(та відповідно отримувати):

особа, яка уповноважена керівником юрособи на представництво інтересів, зокрема з метою легалізації документів в МЗС України, відповідною довіреністю

(дані про таку довірену особу мають бути вказані у відповідному листі-зверненні юрособи на адресу МЗС України (детальну інформацію про лист-звернення див. у розділі «що та куди слід надсилати»).

Документи має подавати

(та відповідно отримувати):

особа, яка уповноважена керівником юрособи на засвідчення документа апостилем в МЗС України, БЕЗ довіреності.

(дані про представника мають бути вказані у відповідному листі-зверненні юрособи на адресу МЗС України (детальну інформацію щодо листа-звернення див. розділ «що та куди слід надсилати»).

Що та куди слід надсилати

Оригінал заповненої заявки на ЗАСВІДЧЕННЯ ДОКУМЕНТА (документів) (заява-Апостиль або заява-Легалізація — в залежності від послуги, якої ви потребуєте);
Оригінал квитанції про оплату консульського збору на наведений нижче рахунок
- у розмірі 150 гривень — за засвідчення у звичайному порядку одного документа фізичної особи АБО
- у розмірі 300 гривень — за засвідчення у терміновому порядку одного документа фізичної особи
- у розмірі 450 гривень — за засвідчення у звичайному порядку одного документа юридичної особи АБО
- у розмірі 900 гривень — за засвідчення у терміновому порядку одного документа юридичної особи
оригінали документів, що потребують засвідчення;
👉 лише у випадку легалізації слід також додати оригінал довіреності, якщо документи надсилаються фізичною особою, яка не є їхнім власником, або юридичною особою (довіреність буде повернена заявнику разом із легалізованими документами).
👉 лише для юридичних осіб слід додати лист-звернення (від імені юридичної особи в особі її керівника чи того, хто має право підпису, на адресу ДКС МЗС України) з проханням легалізувати чи засвідчити апостилем документи із зазначенням в тексті такого листа:
назви кожного документу, що надсилається для засвідчення
країни призначення використання документів, що надсилаються для засвідчення
ПІБ представника, уповноваженого на легалізацію/засвідчення апостилем документів в МЗС України (тобто зазначити відправника/отримувача документів).

Документи слід надіслати кур'єрським доставленням (Нова Пошта) на такі реквізити:
Департамент консульської служби МЗС України, вул. Велика Житомирська 2, 01018, м. Київ Отримувач – Носок Галина Іванівна, +38 044 238 18 15.

Заповнення заяви (легалізація або засвідчення документа апостилем)

Обов'язково:

Заяву заповнювати РОЗБІРЛИВО або друкарським способом;
кожна графа заяви має бути заповненою;
на звороті заяви ДРУКОВАНИМИ ЛІТЕРАМИ зазначте Ваші:
- номер відділення Нової пошти та населений пункт, куди потрібно надіслати засвідчений документ;
- прізвище, ім'я та по батькові, номер мобільного телефону та електронну адресу отримувача засвідченого документа (див. вище розділ «Хто може надсилати/отримувати документи»).

Реквізити для оплати

Одержувач	Казначейство України /м.Київ/ 22060000
Код за ЄДРПОУ	37567646
Рахунок	UA568999980313010067000028001
Банк одержувача	Казначейство України (ЕАП)
Код класифікації доходів бюджету	22060000
Призначення платежу	кошти, отримані за вчинення консульських дій (апостиль/легалізація)
Символ звітності	067

Строк опрацювання документів

У звичайному порядку – у строк до 10 робочих днів з дня отримання необхідних документів і сплати консульського збору;
у терміновому порядку – у строк до 5 робочих днів з дня отримання необхідних документів і сплати консульського збору

Якщо в базі даних відсутні зразок печатки або підпис уповноваженої особи, якими скріплено документи, термін розгляду таких документів продовжується до 20 робочих днів — на час, необхідний для отримання підтвердної інформації.

Перевірка стану розгляду документів

Перевірка здійснюється лише у разі, якщо перевищений сукупний час на розгляд документів в ДКС (див. пункт вище "Строк опрацювання документів") плюс час на доставлення службою "Нова пошта"

Запит на проведення перевірки направляється електронною поштою або телефоном, обов'язково має містити наступну інформацію:

прізвище, ім’я, по батькові особи, яка подавала документи;
прізвище, ім’я, по батькові особи, на ім’я якої видані документи (або назва юридичної особи, на яку виданий документ);
яким органом видані документи та для якої країни вони призначені;
номер експрес-накладної, з якою були відправлені документи;
дата отримання ДКС цих документів (зазначається в експрес-накладній);
за яким тарифом був сплачений консульський збір (термінове чи звичайне опрацювання).

Електронна адреса для надсилання запиту: [email protected]